B2B webshop laten bouwen: bestellen voor vaste klanten, gekoppeld aan je ERP

Wat is een B2B webshop, en waarom werkt ze anders?

Neem een groothandel in sanitair in de Kempen, een producent van verpakkingen in West-Vlaanderen of een verdeler van technische onderdelen rond Antwerpen. Hun klanten zijn installateurs, aankopers en magazijniers. Die mensen kennen het gamma, weten welke referenties ze nodig hebben en willen vooral tijd winnen. Een B2B webshop moet hen dus niet verleiden, maar ontlasten.

Dat verandert alles aan de opbouw. Waar een winkel voor consumenten draait rond beleving en een vlotte eerste aankoop, draait een zakelijk bestelplatform rond afspraken: welke klant welke prijs krijgt, welke artikelen hij mag bestellen, tot welk bedrag hij op krediet koopt en wanneer de levering vertrekt. Die afspraken zitten vandaag al ergens: in je ERP, in Excel-lijsten of in het hoofd van je vertegenwoordiger.

Een B2B webshop bouwen is daarom vooral een oefening in orde: je brengt die afspraken samen en laat de webshop ze trouw tonen. Een algemeen overzicht van platformen en aanpak vind je op onze pagina over een webshop laten maken.

Functies die zakelijke klanten verwachten

Niet elk bedrijf heeft alles nodig. We overlopen deze lijst bij de start van elk traject, zodat er tijdens de bouw geen verrassingen opduiken.

Prijzen, kortingen en gamma

• Prijslijsten per klant of klantengroep, met kortingen die rechtstreeks uit je ERP komen of in de webshop berekend worden.
• Volumekortingen per aantal of per verpakkingseenheid.
• Een afgeschermd gamma: klant A ziet zijn contractartikelen, klant B het volledige aanbod.
• Prijzen excl. btw als standaard, met een duidelijk totaal inclusief 21% of het tarief dat van toepassing is.
• Bestelmultiples en minimumhoeveelheden, bijvoorbeeld per doos van twaalf of per pallet.

Bestellen en opvolgen

• Bedrijfsaccounts met meerdere gebruikers: een aankoper die bestelt, een verantwoordelijke die boven een bepaald bedrag goedkeurt.
• Snelbestellen op referentie, EAN of eigen klantcode, of via een CSV-bestand.
• Vaste bestellijsten voor verbruiksgoederen die elke maand terugkomen.
• Offerteaanvragen voor grote volumes of projectprijzen.
• Betalen op factuur binnen een kredietlimiet, met overschrijving of domiciliëring, en voor kleinere klanten ook Bancontact of een kaart.
• Een klantenzone met orderhistoriek, leveringsstatus, facturen en creditnota's, zodat je binnendienst minder telefoontjes krijgt.

Grote afnemers zoals ziekenhuizen of industriële groepen bestellen soms vanuit hun eigen aankoopsysteem via een punch-outkoppeling. Dat voorzien we alleen als je klanten er effectief om vragen.

Je ERP als bron: koppelingen die blijven werken

De meeste problemen met zakelijke webshops zitten in de koppeling. Toont de site een andere prijs dan je vertegenwoordiger noemde, of een voorraad die er niet is, dan belt je klant toch weer. Dan heeft de webshop werk bijgemaakt in plaats van bespaard.

Daarom leggen we vóór de bouw per type gegevens vast welk systeem de waarheid bevat:

• ERP of boekhoudpakket: klanten, prijsafspraken, voorraad, orders en facturen. Bij Belgische kmo's kom je onder meer Odoo, Exact Online, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central en WinBooks tegen.
• PIM: productinformatie, technische fiches, beelden, handleidingen en vertalingen. Bij duizenden referenties in twee of drie talen is een apart PIM vaak geen luxe.
• Webshop: de plaats waar de klant bestelt, plus eigen inhoud zoals categorieteksten en klantvoorkeuren.

Daarna bepalen we hoe vaak elke stroom synchroniseert. Een klantprijs of voorraadcijfer controleer je best op het moment van bestellen; een productbeschrijving mag 's nachts bijgewerkt worden. Werk je met meerdere systemen, dan houdt een tussenlaag (middleware) het geheel beheersbaar. Een goedkope koppeling die bij elke update van je ERP stilvalt, kost je op termijn meer dan een degelijk ontworpen koppeling.

Belgische spelregels: Peppol, btw verlegd en meertaligheid

Elektronische facturen via Peppol

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar in de regel gestructureerd en elektronisch uit, meestal via Peppol. Die factuur komt doorgaans uit je ERP of facturatiesoftware; de webshop moet wel de juiste gegevens doorgeven, zoals ondernemingsnummer en facturatieadres. De officiële uitleg vind je bij de FOD Financiën; de concrete invulling bespreek je met je boekhouder.

Btw bij leveringen aan bedrijven in andere EU-landen

Lever je aan een btw-plichtig bedrijf in Nederland, Frankrijk of Duitsland, dan is dat onder voorwaarden een intracommunautaire levering zonder Belgische btw. Een goede webshop controleert daarom het btw-nummer van de klant, bijvoorbeeld via het Europese VIES-systeem, en past de btw-weergave aan. Welke regel op jouw leveringen van toepassing is, laat je bevestigen door je boekhouder.

Nederlands, Frans en vaak Engels

Wie in heel België verkoopt, heeft ook klanten in Brussel en Wallonië. Een Franstalige versie met eigen productnamen en zoekwoorden, plus fiches, mails en facturen in de taal van de klant, neem je best van bij het begin mee in je productdata.

B2B webshop software en platformen vergeleken

Geen platform klopt voor elke groothandel. We zijn niet gebonden aan één leverancier en kiezen op basis van je klantengroepen, prijslogica en ERP.

Magento en Adobe Commerce zijn sterk bij complexe zakelijke verkoop. Adobe Commerce heeft een B2B-module met bedrijfsaccounts, gedeelde catalogi, snelbestellen, offertes en goedkeuringsregels, zoals Adobe zelf beschrijft in zijn documentatie. Met Magento Open Source bereik je dat via extensies en maatwerk. Meer daarover op onze pagina over een Magento webshop.

Shopify biedt functies voor bedrijfsklanten, catalogi en prijslijsten. Welke daarvan in welk abonnement zitten, verschilt; Shopify zet het overzicht in zijn B2B-handleiding. Lees ook hoe wij een Shopify webshop aanpakken.

WooCommerce is van huis uit eerder op consumenten gericht, maar met uitbreidingen en wat maatwerk werkt het goed voor een overzichtelijk aantal klantengroepen en bedrijven die veel inhoud publiceren. Zie een WooCommerce webshop.

Andere opties die Belgische bedrijven vaak overwegen: Shopware, dat B2B-functies aanbiedt; de e-commercemodule van Odoo, interessant als Odoo al je ERP is; en Lightspeed voor bedrijven met een fysieke winkel die ook zakelijke klanten bedienen.

Open catalogus of alles achter een login?

Een keuze die vaak pas laat gemaakt wordt, met grote gevolgen: wat mag iedereen zien? Pagina's achter een login worden niet door Google geïndexeerd. Zit je hele gamma achter een wachtwoord, dan vindt een nieuwe aankoper je niet wanneer hij zoekt op een referentie of toepassing.

Meestal adviseren we een middenweg:

• een publieke catalogus met categorieën, productinformatie, technische fiches en downloads;
• klantprijzen, voorraad en bestellen pas na het inloggen, eventueel met een indicatieve prijs voor bezoekers;
• een duidelijke aanvraag om klant te worden, die rechtstreeks in je CRM of ERP terechtkomt, met controle van ondernemingsnummer en btw-nummer.

Zo wint je bestelplatform ook nieuwe klanten, die zoeken op productcodes, normen en specificaties. Hoe we daarop inspelen, lees je bij webshop SEO.

Ontwerpen voor aankopers, niet voor etalages

Een aankoper die elke week bestelt, wil geen sfeerfoto maar binnen enkele klikken zijn bestelling klaarzetten. Sober en snel wint.

• Een zoekfunctie die referenties, EAN-codes, eigen klantcodes, synoniemen en tikfouten aankan, in elke taal van je site.
• Een startscherm per klant met recente orders, bestellijsten, openstaande facturen en leveringen onderweg.
• Lijstweergaven met aantalvelden, zodat je tien referenties toevoegt zonder tien productpagina's te openen.
• Eerlijke voorraad en levertermijnen, liefst per magazijn.
• Een werkbare versie op gsm en tablet, voor de technieker op de werf of de magazijnier tussen de rekken.

We testen het ontwerp liefst met enkele echte klanten voordat alles gebouwd is.

Zo verloopt een B2B webshop traject bij ons

1. Strategiesessie. Een betaald kennismakingsgesprek van 50 minuten met de oprichter, €250 excl. btw, over je ambitie, je markt en of we bij elkaar passen. Het is een gesprek, geen audit of rapport. Daarna beslissen wij of we het project opnemen; zo ja, dan krijg je een voorstel met vaste scope en vaste prijs.
2. Orderstroom in kaart. Hoe bestellen je klanten vandaag: telefoon, mail, vertegenwoordiger, EDI? Welke prijsafspraken en uitzonderingen bestaan er, en welk systeem is leidend?
3. Platformkeuze en integratieplan. Op basis van die analyse, met een schema van alle gegevensstromen.
4. Ontwerp en bouw. Eerst de bestelflow voor bestaande klanten, daarna de publieke catalogus.
5. Testen met echte data. Een kleine groep klanten bestelt enkele weken via het nieuwe platform terwijl de oude kanalen openblijven.
6. Uitrol. Accounts aanmaken, klanten persoonlijk uitnodigen en je binnendienst klaarmaken voor de eerste vragen.
7. Verder bouwen. Meten welke klanten online bestellen, waar ze afhaken en wat de volgende verbetering wordt.

We werken vanuit Nederland op afstand met Vlaamse bedrijven en komen langs wanneer dat het project vooruithelpt. De doorlooptijd hangt vooral af van je productdata en het aantal koppelingen.

Wat bepaalt de kostprijs, en waar het vaak misloopt

We publiceren geen vanafprijzen; de spreiding tussen projecten is te groot. Dit zijn de factoren die de investering het sterkst bepalen:

• het platform en eventuele licenties;
• het aantal koppelingen en hun complexiteit: ERP, PIM, boekhouding, transport, Peppol-facturatie;
• je prijslogica: hoeveel klantengroepen, uitzonderingen en kortingsregels;
• de kwaliteit van je productdata en het werk om die op te kuisen en te vertalen;
• het aantal talen en landen;
• de migratie van een bestaand bestelportaal;
• onderhoud en doorontwikkeling na de lancering.

Een gids om offertes te vergelijken en verborgen kosten op te sporen, vind je in ons artikel over de kosten van een webshop.

Fouten die we vaak zien

• Starten bij het platform in plaats van bij de orderstroom.
• Prijsregels dubbel bijhouden in ERP en webshop.
• Geen plan om klanten mee te krijgen, en de binnendienst niet betrekken.
• Zakelijke voorwaarden vergeten. Ook tussen ondernemingen gelden in België regels over onevenwichtige bedingen; laat je voorwaarden nakijken door een jurist. Achtergrond lees je in onze gids over algemene voorwaarden voor een webshop.