B2B webshop laten maken: functies, koppelingen en de juiste platformkeuze

Wat een B2B webshop anders maakt dan een consumentenwebshop

Een consumentenwebshop moet een onbekende bezoeker overtuigen om één keer te kopen. Een B2B webshop moet een bekende klant helpen om snel, foutloos en steeds opnieuw te bestellen. De inkoper weet meestal al wat hij nodig heeft. Hij wil zijn eigen prijzen zien, op artikelnummer zoeken, een eerdere order herhalen en weten wanneer de levering komt.

Daardoor verschuift het zwaartepunt. In B2C draait het om merkbeleving, productpagina's en een korte checkout. In B2B draait het om data: prijsafspraken, voorraad, levertijden, kredietlimieten en klantgegevens. Die data staan bijna altijd in je ERP. Een B2B webshop is daarom in de kern een integratieproject met een gebruiksvriendelijke voorkant.

Veel groothandels en fabrikanten combineren beide: een publieke catalogus voor oriëntatie en nieuwe klanten, en achter de login een bestelomgeving met klantspecifieke voorwaarden. Een breder overzicht van platforms en aanpak lees je bij webshop laten maken.

Functies die een B2B webshop nodig heeft

Niet elke zakelijke webshop heeft alles nodig. Maar dit is de lijst waar we een project mee beginnen, zodat niets pas tijdens de bouw boven tafel komt.

Prijzen en assortiment

• Klantspecifieke prijzen en kortingen per klant of klantgroep, uit het ERP of in de webshop berekend.
• Staffelprijzen en kortingen per hoeveelheid.
• Eigen assortimenten per klant: sommige klanten zien alleen hun contractartikelen.
• Prijzen exclusief btw als standaard, met duidelijke totalen.
• Besteleenheden en minimumafname, zoals per doos of per pallet.

Accounts en bestellen

• Bedrijfsaccounts met meerdere gebruikers en rollen, bijvoorbeeld een inkoper die bestelt en een manager die goedkeurt.
• Snel bestellen op artikelnummer of via een bestand uploaden.
• Bestellijsten en herhaalorders voor vaste verbruiksartikelen.
• Offerteaanvragen voor grote of afwijkende orders.
• Betalen op rekening, eventueel met een kredietlimiet, naast directe betaalmethoden.
• Orderhistorie, facturen en leverstatus zelf in te zien, zodat je klantenservice minder vragen krijgt.

Voor grotere klanten

Sommige grote organisaties bestellen vanuit hun eigen inkoopsysteem. Daarvoor bestaan koppelingen zoals punch-out, waarbij de inkoper vanuit zijn eigen systeem in jouw catalogus bestelt. Dat is specialistisch werk; we nemen het alleen mee als je klanten erom vragen.

ERP, PIM en de vraag welke data leidend is

De kwaliteit van een B2B webshop staat of valt met de koppelingen. Toont de webshop een andere prijs of voorraad dan je binnendienst noemt, dan verlies je het vertrouwen van de klant. Daarom brengen we eerst in kaart welk systeem voor welke gegevens leidend is, voordat er een regel code wordt geschreven.

• ERP: meestal de bron voor klanten, prijsafspraken, voorraad, orders en facturen. In Nederland zien we vaak pakketten als Exact Online, AFAS, SAP Business One of Microsoft Dynamics.
• PIM: de bron voor productinformatie, zoals kenmerken, afbeeldingen, documentatie en vertalingen. Bij grote assortimenten is een apart PIM-systeem vaak verstandiger dan alles in de webshop bijhouden.
• Webshop: de plek waar de klant bestelt, en soms de bron voor content en klantvoorkeuren.

Daarna bepalen we per gegevensstroom hoe vaak hij synchroniseert. Voorraad en prijzen bij het bestellen vragen vaak een directe controle; productteksten kunnen per nacht. Bij meerdere systemen kan een aparte koppellaag, middleware, het geheel overzichtelijk houden. Een koppeling die bij elke ERP-update breekt, is duurder dan een goed ontworpen koppeling die iets meer kost bij de bouw.

Welk B2B webshop platform past bij jou?

Er is geen beste B2B webshop software. Er is software die past bij je klantgroepen, je assortiment, je ERP en je budget voor doorontwikkeling. Wij zijn niet gebonden aan één platform en geven je een neutrale vergelijking.

Magento en Adobe Commerce zijn sterk bij complexe B2B. Adobe Commerce heeft een eigen B2B-module met onder meer bedrijfsaccounts, gedeelde catalogi, snel bestellen, offertes en goedkeuring van inkooporders, zoals beschreven in de documentatie van Adobe. Bij Magento Open Source realiseer je die functies met extensies of maatwerk. Meer daarover lees je bij een Magento webshop laten maken.

Shopify biedt B2B-functies voor bedrijven, catalogi en prijzen. Volgens de B2B-documentatie van Shopify zijn die niet alleen in Shopify Plus beschikbaar, maar welke functies in welk abonnement zitten verschilt; controleer dat voor je situatie. Lees ook over een Shopify webshop laten maken.

WooCommerce heeft van zichzelf weinig B2B-functies, maar met extensies en maatwerk kom je ver, vooral bij een overzichtelijk aantal klantgroepen en een sterke contentbehoefte. Zie een WooCommerce webshop laten maken.

Lightspeed is vooral interessant voor bedrijven die ook een fysieke winkel met kassasysteem hebben en daarnaast zakelijke klanten bedienen; lees meer over een Lightspeed webshop. Andere opties die je tegenkomt zijn onder meer Shopware, Craft Commerce en volledig maatwerk.

Prijzen tonen of achter een login: gevolgen voor vindbaarheid

Een belangrijke keuze die vaak te laat wordt gemaakt: wat is publiek zichtbaar en wat niet? Pagina's achter een login worden niet door Google geïndexeerd. Zit je hele catalogus achter een inlog, dan vinden nieuwe zakelijke klanten je niet via zoekmachines.

Wij adviseren meestal een tussenvorm:

• een publieke catalogus met categorieën, productinformatie, specificaties en documentatie;
• prijzen, voorraad en bestellen zichtbaar na inloggen, of een adviesprijs publiek en de klantprijs na inloggen;
• een duidelijke route om klant te worden, met een aanvraagformulier dat in je CRM of ERP terechtkomt.

Zo werkt de webshop ook als acquisitiekanaal. Inkopers zoeken op productcodes, toepassingen en specificaties; daar kun je met goede categorie- en productpagina's op inspelen. Hoe we dat aanpakken, lees je bij webshop SEO.

B2B webshop design: ontwerpen voor inkopers

Een goed B2B webshop design is vooral efficiënt. Een inkoper die tien keer per maand bestelt, wil geen inspirerende homepage maar een snelle weg naar zijn artikelen.

• Zoeken dat artikelnummers, EAN-codes, eigen klantcodes en synoniemen begrijpt.
• Een persoonlijk dashboard met recente orders, bestellijsten en openstaande facturen.
• Productlijsten met hoeveelheidsvelden, zodat je meerdere artikelen bestelt zonder elke productpagina te openen.
• Duidelijke levertijden en voorraadstatus, eerlijk en actueel.
• Bruikbaar op mobiel en tablet, bijvoorbeeld voor een monteur op locatie of iemand in het magazijn.

We testen het ontwerp bij voorkeur met een paar echte klanten voordat alles gebouwd is. Inkopers vertellen je in een halfuur meer dan een maand intern overleg.

Zo verloopt een B2B webshop project

1. Strategiesessie. Een betaald kennismakingsgesprek van 50 minuten met de oprichter over je ambitie, je markt en de vraag of we bij elkaar passen. Daarna beslissen wij of we het project aannemen; zo ja, dan volgt een voorstel met vaste scope en vaste prijs.
2. Analyse van de orderstroom. Hoe bestellen klanten nu, via welke kanalen, met welke prijsafspraken en uitzonderingen? Welke systemen zijn leidend?
3. Platformkeuze en koppelingsontwerp. Op basis van de analyse, met een helder overzicht van gegevensstromen.
4. Ontwerp en bouw. Eerst de bestelflow voor bestaande klanten, daarna de publieke catalogus.
5. Testen met echte data en een pilotgroep. Een paar klanten bestellen een periode via de nieuwe omgeving voordat iedereen overgaat.
6. Uitrol en onboarding. Klantaccounts aanmaken of overzetten, inlogs versturen en je binnendienst voorbereiden op vragen.
7. Doorontwikkeling. Meten welke klanten online bestellen, waar ze vastlopen en wat de volgende stap is.

Hoe lang het duurt, hangt vooral af van de staat van je productdata en het aantal en de complexiteit van de koppelingen.

Wat bepaalt de kosten van een B2B webshop?

We noemen geen vanaf-prijzen. De spreiding is te groot om iets zinnigs te zeggen. De grootste kostenbepalers zijn:

• het platform en eventuele licentiekosten;
• het aantal en de complexiteit van koppelingen met ERP, PIM, boekhouding en logistiek;
• de prijslogica: hoeveel klantgroepen, uitzonderingen en kortingsregels;
• de staat van je productdata en hoeveel werk het opschonen ervan vraagt;
• meertaligheid en verkoop in meerdere landen;
• migratie van een bestaande webshop of bestelportaal;
• onderhoud en doorontwikkeling na de lancering.

Hoe je offertes vergelijkt en welke verborgen kosten je moet navragen, lees je in onze gids over de kosten van een webshop. Een vaste prijs krijg je na een strategiesessie van 50 minuten (€250 excl. btw).

Veelgemaakte fouten bij een B2B webshop

• Beginnen bij het platform in plaats van bij de orderstroom en de data.
• Alle prijslogica in de webshop nabouwen terwijl het ERP de waarheid bevat, waardoor twee systemen uit elkaar gaan lopen.
• De hele catalogus achter een login, waardoor nieuwe klanten je niet vinden.
• Geen plan voor klantonboarding. Een webshop die klanten niet weten te vinden of waarvoor ze geen inlog hebben, wordt niet gebruikt.
• De binnendienst buiten het project houden. Zij kennen de uitzonderingen en worden het eerste aanspreekpunt voor vragen.
• Voorwaarden en btw vergeten. Zakelijke verkoop vraagt eigen leveringsvoorwaarden en, bij levering aan bedrijven in andere EU-landen, de juiste btw-behandeling. Laat dat toetsen door je jurist en accountant.